Política de Privacidade — Apoio Extra

A presente Política de Privacidade explica de que forma são recolhidos, utilizados, armazenados, partilhados e protegidos os dados pessoais dos utilizadores da plataforma Aula Extra, disponível em aulaextra.synget.ovh, bem como os direitos dos respetivos titulares.

A Aula Extra disponibiliza uma plataforma online destinada, nomeadamente, à marcação, aquisição e realização de serviços de psicologia, tutoria, apoio ao estudo e explicações online, permitindo aos utilizadores adquirir créditos e utilizá-los na contratação e realização de sessões com profissionais disponíveis na plataforma.

O tratamento de dados pessoais é efetuado em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados — RGPD), com a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e com a demais legislação portuguesa e europeia aplicável em matéria de proteção de dados e privacidade.

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais relacionados com o funcionamento da plataforma Aula Extra é:

Entidade: Synget [denominação social completa]
NIPC/NIF: [●]
Sede: [●]
Email para questões de privacidade: [●]
Website: aulaextra.synget.ovh

Caso seja designado um Encarregado de Proteção de Dados (Data Protection Officer — DPO), os respetivos contactos serão disponibilizados nesta Política e/ou na plataforma.

2. Âmbito desta Política

Esta Política aplica-se ao tratamento de dados pessoais efetuado no âmbito:

• da navegação e utilização do website e da plataforma Aula Extra;
• da criação e gestão de contas de alunos, encarregados de educação e profissionais;
• da pesquisa, marcação, gestão e realização de sessões;
• da compra, utilização e gestão de créditos;
• do processamento e registo de pagamentos e reembolsos;
• da comunicação entre utilizadores e profissionais;
• da prestação de apoio ao cliente;
• da candidatura, seleção e verificação de profissionais;
• da utilização de serviços de psicologia através da plataforma;
• da prevenção de fraude, segurança, auditoria e resolução de incidentes;
• do envio de comunicações relacionadas com a conta e, quando autorizado, comunicações de marketing.

3. Papel da Aula Extra e dos profissionais

A Synget, através da Aula Extra, é responsável pelos tratamentos de dados necessários ao funcionamento da plataforma, incluindo gestão de contas, marcações, créditos, pagamentos, segurança, suporte e gestão da relação contratual com os utilizadores e profissionais.

Os professores, tutores, explicadores, psicólogos e outros profissionais podem receber os dados estritamente necessários à prestação do serviço contratado, como nome, informação da marcação, horário e dados relevantes comunicados pelo utilizador.

No caso de serviços de psicologia, a responsabilidade pelo tratamento de determinados dados clínicos deve ser distinguida da responsabilidade da plataforma.

Quando o psicólogo exerça a sua atividade profissional de forma independente e determine autonomamente as finalidades e os meios utilizados para elaborar e conservar os seus registos profissionais ou clínicos, poderá atuar como responsável autónomo pelo tratamento desses dados, ficando sujeito às suas próprias obrigações legais, profissionais, éticas e deontológicas.

Nessas situações, o psicólogo deverá fornecer ao cliente a informação adequada sobre o tratamento dos dados realizado no âmbito da relação terapêutica, designadamente através do respetivo processo de consentimento informado.

Quando a Aula Extra trate dados exclusivamente por conta e segundo instruções de um profissional responsável pelo respetivo tratamento, serão aplicáveis as regras relativas à subcontratação previstas no RGPD.

4. Dados pessoais que podemos recolher

4.1. Dados de registo, conta e identificação

Podemos recolher, consoante o tipo de utilizador:

• nome completo;
• endereço de email;
• número de telefone;
• data de nascimento ou faixa etária, quando necessária;
• morada e país de residência, quando necessários;
• fotografia de perfil;
• credenciais e elementos associados à autenticação da conta;
• tipo de conta e respetivas permissões;
• dados do encarregado de educação ou representante legal, quando aplicável.

4.2. Dados educacionais e de aprendizagem

No âmbito dos serviços de tutoria e explicações poderão ser tratados, entre outros:

• ano de escolaridade;
• nível de ensino;
• disciplinas e áreas de interesse;
• objetivos de aprendizagem;
• preferências relativas às sessões;
• informações fornecidas pelo aluno ou encarregado de educação para preparação das sessões;
• ficheiros e documentos voluntariamente partilhados no contexto das aulas.

4.3. Dados de profissionais

Relativamente a professores, tutores, explicadores, psicólogos e outros profissionais, poderemos tratar:

• nome e contactos;
• fotografia e biografia profissional;
• habilitações académicas;
• experiência profissional;
• áreas de especialização;
• disponibilidade;
• curriculum vitae;
• documentos comprovativos de habilitações e certificações;
• documentação necessária à verificação de identidade;
• número de cédula ou inscrição profissional, quando aplicável;
• informação necessária para faturação e pagamento de serviços;
• dados bancários ou de pagamento estritamente necessários ao pagamento de valores devidos ao profissional, quando aplicável.

4.4. Dados relativos a marcações e sessões

Podemos tratar:

• profissional e utilizador participantes;
• tipo de serviço contratado;
• data e hora da sessão;
• duração prevista e efetiva;
• estado da marcação;
• cancelamentos e reagendamentos;
• créditos utilizados;
• identificadores técnicos necessários à criação da sessão online;
• informação técnica sobre entrada e saída da sessão;
• registos necessários à resolução de problemas técnicos ou disputas relacionadas com a prestação do serviço.

4.5. Comunicações e chat

Quando a plataforma disponibilize sistemas de mensagens, poderão ser tratados:

• conteúdo das mensagens enviadas através da plataforma;
• remetente e destinatário;
• data e hora das mensagens;
• ficheiros ou anexos voluntariamente enviados;
• metadados técnicos necessários ao funcionamento e segurança do serviço.

Os utilizadores devem evitar transmitir através de chats gerais da plataforma informação especialmente sensível que não seja necessária à finalidade da comunicação.

4.6. Dados relacionados com serviços de psicologia

As informações relativas à saúde física ou mental de uma pessoa constituem categorias especiais de dados pessoais ao abrigo do RGPD.

Durante a procura, marcação ou prestação de um serviço de psicologia, poderão ser tratados dados que revelem, direta ou indiretamente, informação sobre a saúde psicológica ou mental do utilizador.

O tratamento deste tipo de informação está sujeito a proteção reforçada e apenas será realizado quando existir uma condição de licitude aplicável nos termos dos artigos 6.º e 9.º do RGPD.

Quando a Synget determine diretamente as finalidades e meios de tratamento destes dados, o tratamento apenas será efetuado quando exista fundamento legal adequado, que poderá incluir, consoante o caso, o consentimento explícito do titular ou outro fundamento especificamente previsto pelo artigo 9.º do RGPD.

Quando os dados sejam tratados pelo psicólogo no contexto da prestação de cuidados ou acompanhamento psicológico, aplicam-se igualmente as regras legais e profissionais relativas à prestação de serviços de saúde, sigilo profissional, privacidade e confidencialidade.

4.7. Registos clínicos de psicologia

Os psicólogos podem necessitar de elaborar registos profissionais ou clínicos relacionados com a intervenção realizada, de acordo com as suas obrigações legais, éticas e deontológicas.

Estes registos devem ser tratados com níveis reforçados de confidencialidade e segurança e o acesso aos mesmos deve ser limitado às pessoas devidamente autorizadas.

A conservação e responsabilidade por estes registos dependerá do modelo de prestação do serviço e da relação existente entre a Aula Extra e o respetivo psicólogo.

4.8. Áudio e vídeo das sessões

Os serviços de videochamada implicam o tratamento técnico e transitório de áudio e vídeo necessário à comunicação em tempo real entre os participantes.

A eventual gravação de uma sessão de psicologia não deverá ser realizada sem que exista fundamento legítimo e sem que tenham sido cumpridas as obrigações legais e profissionais aplicáveis.

Quando seja necessária uma gravação áudio ou vídeo no contexto de uma intervenção psicológica, deverá ser obtido previamente o consentimento informado aplicável, incluindo, quando exigido, consentimento escrito.

4.9. Dados de pagamentos e créditos

A Aula Extra permite a aquisição de créditos destinados ao pagamento dos serviços disponibilizados através da plataforma.

Poderemos tratar:

• valor da compra;
• número de créditos adquiridos;
• créditos disponíveis e utilizados;
• data e hora da transação;
• referência ou identificador da operação;
• estado do pagamento;
• meio de pagamento selecionado;
• informações necessárias para faturação;
• histórico de compras, utilizações, cancelamentos e eventuais reembolsos.

Os dados completos de cartão de pagamento ou credenciais bancárias não são armazenados pela Aula Extra quando o pagamento é efetuado diretamente através dos prestadores de serviços de pagamento utilizados pela plataforma.

Atualmente poderão ser utilizados, nomeadamente, Stripe e Ifthenpay, que tratam os dados necessários ao processamento do pagamento de acordo com os respetivos termos e políticas de privacidade.

4.10. Dados técnicos e de utilização

Durante a utilização da plataforma poderão ser automaticamente recolhidos:

• endereço IP;
• data e hora de acesso;
• tipo de dispositivo;
• sistema operativo;
• tipo e versão do navegador;
• páginas ou funcionalidades utilizadas;
• identificadores técnicos e de sessão;
• logs de autenticação;
• registos de erros, segurança e diagnóstico.

Estes dados são utilizados, nomeadamente, para manter a segurança, prevenir abusos e fraude, diagnosticar problemas e assegurar o correto funcionamento da plataforma.

4.11. Apoio ao cliente

Quando contactar o apoio ao cliente, poderemos conservar o conteúdo da comunicação, os contactos utilizados e a informação necessária para analisar e resolver o pedido.

5. Origem dos dados pessoais

Os dados pessoais são normalmente obtidos:

• diretamente junto do respetivo titular;
• junto do encarregado de educação ou representante legal, quando aplicável;
• junto dos profissionais que utilizam a plataforma;
• automaticamente através da utilização dos nossos sistemas;
• através dos prestadores de pagamento e outros prestadores tecnológicos, quando necessário para confirmar uma operação ou prestar o serviço.

6. Finalidades e fundamentos jurídicos

Quando o tratamento se baseie no interesse legítimo, procuramos assegurar que esse interesse não prevalece sobre os direitos, interesses ou liberdades fundamentais do titular dos dados.

7. Tratamento de dados no âmbito da psicologia

Devido à natureza dos serviços de psicologia, são adotados cuidados reforçados relativamente à privacidade e confidencialidade.

Em particular:

• o conteúdo de uma sessão psicológica deve ser tratado como confidencial;
• o acesso a informação clínica deve ser limitado às pessoas profissionalmente autorizadas;
• os psicólogos estão sujeitos às respetivas obrigações legais, éticas, profissionais e deontológicas;
• os dados devem ser limitados ao necessário para a finalidade da intervenção;
• a existência da própria relação entre psicólogo e cliente pode constituir informação confidencial;
• o utilizador deverá receber informação adequada sobre os limites legais e profissionais da confidencialidade no âmbito do processo de consentimento informado.

A confidencialidade profissional poderá encontrar limitações nas situações previstas na lei e nas regras éticas e deontológicas aplicáveis, incluindo determinadas situações de risco grave para o próprio ou para terceiros ou quando exista uma obrigação legal de comunicação.

Estas situações deverão ser explicadas pelo psicólogo ao cliente no contexto do consentimento informado aplicável à intervenção.

8. Menores de idade

A plataforma poderá ser utilizada por menores de idade nos termos definidos nas respetivas Condições de Utilização e de acordo com a legislação aplicável.

Quando um tratamento de dados pessoais se baseie no consentimento relativo à oferta direta de serviços da sociedade da informação a uma criança, a legislação portuguesa permite que esse consentimento seja prestado autonomamente a partir dos 13 anos de idade. Abaixo dessa idade, será necessária a autorização do titular das responsabilidades parentais, nos termos legalmente aplicáveis.

Esta regra diz respeito especificamente à proteção de dados e não substitui outras regras aplicáveis à capacidade do menor para contratar serviços, realizar pagamentos ou prestar consentimento informado para uma intervenção psicológica.

No caso de serviços de psicologia prestados a crianças ou jovens, o profissional deverá aplicar as regras específicas relativas ao consentimento informado, responsabilidades parentais, maturidade do menor, confidencialidade e melhor interesse da criança ou jovem.

A Aula Extra poderá adotar mecanismos razoáveis destinados a verificar a idade do utilizador e, quando necessário, a autorização do respetivo representante legal.

9. Com quem partilhamos os dados

A Synget não vende dados pessoais dos utilizadores.

Os dados apenas são disponibilizados a terceiros quando tal seja necessário para a prestação do serviço, cumprimento de obrigações legais ou prossecução de outra finalidade legítima identificada nesta Política.

Os destinatários poderão incluir:

9.1. Profissionais da plataforma

Professores, explicadores, tutores, psicólogos ou outros profissionais recebem apenas os dados necessários para gerir e prestar o serviço contratado.

9.2. Prestadores de pagamento

• Stripe — processamento de pagamentos;
• Ifthenpay — processamento de pagamentos através dos meios disponibilizados por este prestador.

9.3. Comunicações eletrónicas

Poderemos utilizar o Postmark ou outros prestadores equivalentes para o envio de emails transacionais, como confirmação de conta, recuperação de palavra-passe, notificações de sessões e comprovativos relacionados com a utilização da plataforma.

9.4. Infraestrutura, alojamento e ficheiros

Poderemos utilizar serviços da Cloudflare e/ou outros fornecedores de infraestrutura tecnológica para alojamento, armazenamento, distribuição de conteúdos, segurança, proteção contra ataques, ficheiros e imagens.

9.5. Videochamadas

Poderemos utilizar a infraestrutura tecnológica da Agora ou de outros prestadores equivalentes para permitir comunicações de áudio e vídeo em tempo real.

9.6. Outros prestadores

Poderemos ainda recorrer, quando necessário, a prestadores de:

• alojamento e bases de dados;
• cibersegurança;
• monitorização técnica e diagnóstico;
• contabilidade e faturação;
• assessoria jurídica;
• apoio ao cliente;
• comunicações;
• análise de utilização, quando legalmente admissível.

Sempre que estes prestadores atuem como subcontratantes da Synget, ficam sujeitos a obrigações contratuais de confidencialidade, segurança e tratamento de dados apenas de acordo com as instruções legalmente admissíveis da Synget.

9.7. Autoridades e entidades públicas

Os dados poderão ser comunicados a tribunais, autoridades policiais, fiscais, reguladoras ou outras entidades públicas quando a Synget esteja legalmente obrigada a fazê-lo ou quando a comunicação seja necessária para o exercício ou defesa de direitos.

10. Transferências internacionais de dados

Alguns dos prestadores tecnológicos utilizados pela Aula Extra poderão integrar grupos empresariais internacionais ou tratar determinados dados fora do Espaço Económico Europeu (EEE).

Sempre que exista uma transferência internacional de dados pessoais para um país que não beneficie de uma decisão de adequação da Comissão Europeia, serão adotadas, quando legalmente exigidas, garantias apropriadas previstas no RGPD, tais como as Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia ou outro mecanismo legalmente reconhecido.

Quando aplicável, poderão igualmente ser adotadas medidas técnicas, contratuais e organizativas complementares destinadas a proteger os dados transferidos.

O utilizador poderá solicitar informação adicional sobre as garantias utilizadas através do contacto de privacidade indicado nesta Política.

11. Conservação dos dados

Os dados pessoais são conservados apenas durante o período necessário para cumprir a finalidade para a qual foram recolhidos, sem prejuízo de prazos de conservação superiores impostos pela legislação aplicável.

De forma geral:

Terminado o prazo de conservação aplicável, os dados serão eliminados, anonimizados ou tornados inacessíveis, salvo quando exista fundamento legal para a sua conservação adicional.

12. Encerramento e eliminação da conta

O utilizador poderá solicitar o encerramento da sua conta através dos meios disponibilizados pela plataforma ou através do contacto de privacidade.

O encerramento da conta não implica necessariamente a eliminação imediata de todos os dados.

A Synget poderá conservar determinados dados quando tal seja necessário para:

• cumprir obrigações fiscais, contabilísticas ou legais;
• gerir transações já realizadas;
• resolver reclamações ou disputas;
• prevenir fraude ou utilização abusiva;
• exercer, declarar ou defender direitos;
• cumprir outras obrigações legais de conservação.

Os registos profissionais ou clínicos mantidos por psicólogos podem igualmente estar sujeitos a obrigações próprias de conservação e, por esse motivo, não ser eliminados simplesmente em consequência do encerramento da conta da plataforma.

13. Segurança dos dados

A Synget aplica medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco associado ao tratamento dos dados pessoais.

Estas medidas poderão incluir, consoante a natureza dos sistemas e dos dados:

• encriptação das comunicações em trânsito;
• proteção de credenciais;
• controlo de acessos baseado em necessidade e função;
• segregação de ambientes e segredos de infraestrutura;
• registos de segurança e auditoria;
• cópias de segurança;
• proteção contra acesso não autorizado;
• medidas de prevenção e deteção de ataques;
• atualização e manutenção dos sistemas;
• limitação do acesso a dados sensíveis;
• procedimentos de gestão de incidentes de segurança.

Nenhum sistema tecnológico pode garantir segurança absoluta. A Synget revê as medidas aplicáveis tendo em conta o risco, a natureza dos dados tratados e a evolução tecnológica.

14. Violações de dados pessoais

Quando ocorra uma violação de dados pessoais, a Synget adotará as medidas necessárias para investigar, limitar e corrigir o incidente.

Quando legalmente exigido, a ocorrência será comunicada à autoridade de controlo competente e/ou aos titulares dos dados afetados, nos termos e prazos previstos no RGPD.

15. Cookies e tecnologias semelhantes

A plataforma poderá utilizar cookies, armazenamento local e tecnologias semelhantes necessárias ao funcionamento, autenticação, segurança e manutenção das preferências do utilizador.

Cookies ou tecnologias que não sejam estritamente necessários apenas serão utilizados de acordo com os requisitos legais aplicáveis, incluindo a obtenção de consentimento quando este seja necessário.

Sempre que sejam utilizados cookies de análise, publicidade, personalização ou outros cookies não essenciais, a Aula Extra deverá disponibilizar informação adicional através de uma Política de Cookies e de um mecanismo adequado de gestão do consentimento.

16. Comunicações de marketing

Quando o utilizador tenha dado consentimento para receber newsletters, campanhas, novidades ou outras comunicações promocionais, poderá retirar esse consentimento a qualquer momento.

A retirada do consentimento poderá ser efetuada através do mecanismo de cancelamento incluído na comunicação ou através dos contactos disponibilizados pela Aula Extra.

A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento efetuado anteriormente.

Comunicações estritamente necessárias à execução do serviço, como confirmações de pagamento, alertas de segurança, recuperação de conta ou notificações de sessões, não constituem comunicações de marketing e poderão continuar a ser enviadas enquanto forem necessárias à prestação do serviço.

17. Decisões automatizadas e definição de perfis

A Aula Extra não pretende sujeitar os utilizadores a decisões baseadas exclusivamente em tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos ou os afetem significativamente de forma semelhante, salvo quando tal seja devidamente informado e permitido pela legislação aplicável.

Caso no futuro sejam implementados mecanismos deste tipo, a presente Política será atualizada com informação sobre a lógica envolvida, importância, consequências previstas e direitos aplicáveis.

18. Obrigatoriedade do fornecimento dos dados

Alguns dados são necessários para criar uma conta, comprar créditos, efetuar pagamentos, marcar sessões ou utilizar determinadas funcionalidades da plataforma.

Quando o fornecimento de determinada informação seja obrigatório para a celebração ou execução de um contrato, a impossibilidade de fornecer essa informação poderá impedir a utilização da respetiva funcionalidade ou serviço.

Os campos facultativos serão identificados como tal sempre que apropriado.

19. Direitos dos titulares dos dados

Nos termos da legislação aplicável, o titular dos dados pode, consoante as circunstâncias, exercer os seguintes direitos:

• Direito de acesso — obter confirmação sobre se os seus dados são tratados e aceder aos mesmos;
• Direito de retificação — corrigir dados inexatos ou incompletos;
• Direito ao apagamento — solicitar a eliminação dos dados quando estejam preenchidos os requisitos legais;
• Direito à limitação do tratamento — solicitar que o tratamento seja limitado em determinadas circunstâncias;
• Direito de oposição — opor-se a tratamentos baseados em interesse legítimo, nos termos legalmente aplicáveis;
• Direito à portabilidade — receber determinados dados num formato estruturado, de uso corrente e leitura automática e, quando aplicável, solicitar a sua transmissão a outro responsável;
• Direito de retirar o consentimento — quando o tratamento se baseie no consentimento;
• Direitos relativos a decisões automatizadas — nos casos previstos no artigo 22.º do RGPD;
• Direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente.

Os direitos previstos no RGPD não são absolutos e poderão existir situações em que a legislação permita ou imponha a manutenção de determinados dados apesar de um pedido de apagamento.

20. Como exercer os seus direitos

Os pedidos relativos à proteção de dados poderão ser enviados para:

Email: [EMAIL DE PRIVACIDADE]

O pedido deverá incluir informação suficiente para permitir identificar o titular dos dados e o direito que pretende exercer.

Quando existam dúvidas razoáveis quanto à identidade do requerente, poderão ser solicitadas informações adicionais estritamente necessárias para confirmar a identidade e evitar a divulgação de dados a terceiros não autorizados.

A Synget responderá aos pedidos dentro dos prazos legalmente aplicáveis.

Quando o pedido disser exclusivamente respeito a registos clínicos ou outros dados relativamente aos quais um psicólogo atue como responsável autónomo pelo tratamento, o utilizador poderá ser encaminhado para o respetivo profissional.

21. Reclamações

Sem prejuízo de outros meios administrativos ou judiciais, o titular dos dados tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente.

Em Portugal, a autoridade de controlo é:

Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD
Av. D. Carlos I, 134, 1.º
1200-651 Lisboa
Portugal

O titular poderá consultar os canais de contacto e apresentação de reclamações disponibilizados oficialmente pela CNPD.

22. Links e serviços de terceiros

A plataforma poderá conter ligações ou integrações com websites e serviços pertencentes a terceiros.

A Synget não controla o tratamento de dados realizado por terceiros quando estes atuem como responsáveis autónomos pelo tratamento. Recomendamos que o utilizador consulte as respetivas políticas de privacidade antes de fornecer dados pessoais através desses serviços.

23. Alterações à presente Política

A Synget poderá alterar esta Política de Privacidade sempre que tal seja necessário devido a alterações legislativas, regulamentares, tecnológicas ou relacionadas com os serviços disponibilizados.

A versão atualizada será publicada na plataforma com indicação da respetiva data de atualização.

Quando uma alteração seja materialmente relevante para os direitos ou expectativas dos utilizadores, poderão ser utilizados meios adicionais de comunicação, como uma notificação na plataforma ou email.

24. Contactos

Para questões relacionadas com esta Política de Privacidade ou com o tratamento de dados pessoais realizado pela Aula Extra, poderá contactar:

Synget [denominação social completa]
Email: [EMAIL DE PRIVACIDADE]
Morada: [MORADA COMPLETA]